IA pode auxiliar empresas na gestão e digitalização de documentos

Mesmo com a crescente digitalização, mais da metade das empresas de serviços (60%) ainda se apoiam em documentos físicos e registros manuais, segundo pesquisa da Joyfill. Essa dependência acarreta riscos significativos.

A Inteligência Artificial (IA) surge como uma poderosa alternativa para essa realidade. Ferramentas baseadas em IA automatizam processos antes manuais, popularizando tecnologias em softwares como o Adobe Acrobat, conforme levantamento da Solo Network.

Isso permite um gerenciamento completo do ciclo de vida dos documentos, da digitalização ao arquivamento, estabelecendo um sistema de gestão eficiente.

Dados da McKinsey, citados pela AccessCorp, revelam que trabalhadores perdem quase duas horas diárias buscando documentos, sem garantia de encontrá-los.

A IA aumenta a precisão, especialmente no Reconhecimento Óptico de Caracteres (OCR). Audreyn Justus, diretor de marketing da Solo Network, explica que o OCR com IA reconhece textos em diversos documentos, independentemente da qualidade, sendo vital para grandes volumes.

Pesquisadores da UFPR destacam que a IA automatiza tarefas repetitivas e reduz erros humanos. Para setores regulados (financeiro, jurídico, saúde), a análise detalhada de documentos é crucial, complementada por treinamento de compliance.

Fabiano Carvalho, CEO da Doc Security, aponta a falta de padronização nos processos de armazenamento como um desafio. Diferentes métodos de categorização dificultam a integração e impedem boas práticas de governança.

Apesar dos desafios, os benefícios são claros: empresas com sistemas de digitalização registraram aumento de produtividade de até 30% e redução de despesas com documentação em 40%, segundo a McKinsey. A UFPR ressalta que a gestão eletrônica permite acesso rápido a documentos digitais em segundos.

Os principais obstáculos à digitalização incluem altos custos (80,8%), falta de pessoal qualificado (54,6%) e riscos econômicos (49,5%).

Contudo, no Brasil, o governo federal já digitalizou 89% dos serviços, economizando R$ 23,2 bilhões anuais.

No setor privado, 84,9% das indústrias de médio e grande porte usam tecnologias digitais avançadas, com a nuvem liderando (73,6%).

A pesquisa da Solo Network indica que a acessibilidade da IA é um grande benefício. Antes privilégio de grandes corporações, a competição e o desenvolvimento da nuvem tornaram as soluções mais acessíveis, com modelos de assinatura flexíveis.